关于印发《广东松山职业技术学院会议费管理办法（试行）》的通知(粤松院〔2018〕74号)

学院所属各单位：

《广东松山职业技术学院会议费管理办法（试行）》业经2018年7月5日院长办公会审议通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

                              广东松山职业技术学院

                                2018年7月12日

广东松山职业技术学院

会议费管理办法(试行)

第一章  总 则

第一条  为进一步加强和规范学院会议费管理，保障会议经费收支的合规性和合理性，提高经费的使用效益，根据《关于印发< 省直党政机关和事业单位会议费管理办法>的通知》（粤财行〔2017〕283号）、《中共广东省委办公厅 广东省人民政府办公厅印发< 关于进一步完善省级财政科研项目资金管理等政策的实施意见（试行）>的通知》（粤委办〔2017〕13号）等相关文件精神，结合学院实际，制订本办法。

第二条  本办法适用于学院及各单位举办（含主办、承办）的各类会议、论坛，包括国内业务类会议、国内管理类会议、在华举办国际会议。

国内业务类会议是指因教学、科研、专业及学科建设等需要举办的业务性会议，包括学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会（不含毕业论文答辩会）、各类学会举办的会议等。

国内管理类会议是指国内业务类会议之外的其他国内会议。

在华举办国际会议是指广东省外事部门等批准的、在我国境内举办的国际会议。

第三条  学院各单位承办会议，取得会议主办单位的委托办会经费必须纳入学院财务统一管理，由会议承办单位按照委托方要求或合同约定管理使用。约定不明确的，执行本办法。

第四条  学院会议应坚持“精简高效、厉行节约、规范简朴”的原则，严格控制会议经费预算规模，节约费用支出，注重会议质量，提高会议效率。

第二章  会议审批和管理

第五条  举办会议应预先编制会议预算。会议费预算需列明会议的名称、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等并报党政办审核及主管院领导审批。以学院名义举办会议，由学院承担会议费用的，需在编制年度预算前，将下一年的会议计划按要求报党政办审核后列入年度预算。对确需临时增加的会议，按上述规定程序报批。

第六条  学院对各类会议实行事前审批制度，未经审批，各单位不得擅自对外承办（承接）各类会议。已审批准予举办的会议按照“谁承办，谁负责；谁批准，谁监管”的原则，由具体承办（承接）单位负责各项会务工作。

第七条  会议举办单位应当根据会议性质、主要内容确定会议人数和天数，会议工作人员的数量应控制在会议代表人数的10%以内。

第八条  国内业务类会议会期及参会人员、特邀代表人数等应按照学术活动实际情况确定；国内管理类会议会期一般不得超过2天，会议报到和离开时间合计不得超过1天；在华举办国际会议按照会议批复执行。

第九条  各类会议优先安排在学院内部会议场所举办。确因工作需要必须在校外召开的，应遵循有利于会议工作部署和就近原则，安排在四星级以下（含）宾馆召开，不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第十条  会议会场布置应俭朴实用，国内管理会议会场不摆鲜花，不制作背景板，不上酒水，不提供水果和茶歇。

各单位办会不得超标准安排住房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供香烟和高档菜肴；不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游及与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。

第三章  会议费开支范围和标准

第十一条  会议费开支范围包括住宿费、伙食费、会议场地和设备租赁费、交通费、文件资料印刷费、医药费和必要的办公文具费等。

交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第十二条  会议费开支实行综合定额控制，具体定额标准如下：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　单位：元/人天

综合定额标准是会议费开支的上限，各项费用之间可以调剂使用，在综合定额标准以内据实报销。学院根据广东省有关会议综合定额标准调整政策，不定期对会议费综合定额进行调整。

在华举办的国际会议，参照《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371号）执行。

第十三条  与会人员食宿安排需在会议审批时明确。会议用房以标准间为主，副厅级以上（含）人员可住套间。不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

第十四条  下列会议相关费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支：

（一）会议代表旅费。会议代表参加会议发生的城市间交通费，原则上回单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员等作为嘉宾参加会议，所发生的城市间交通费、国际旅费，可对照学院相应标准在差旅费中报销。

（二）参会专家费用。举办单位根据工作需要，向邀请参会专家发放的咨询费、讲课（含学术报告）费等，按照劳务费报销流程，在学院规定的标准限额内列支。

（三）同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。

第十五条  确因工作需要须会务工作人员加班的，加班费的发放应按上级或学院相关规定标准执行，由人事处审核发放。

第十六条  确因工作需要委托其他单位代办会议的，需与受托单位签订委托办会协议或合同，会议费在规定标准内报销。

第四章  会议费的报销

第十七条  对于举办由上级财政专项会议拨款承担的会议，不得再向参会人员收取费用。

对于使用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，举办单位可以适当向参会人员收取会议费，收费标准应在会议预算中披露，原则上学院不再另外补贴。属于上级主管部门指定的会议，学院有承担部分会议费用义务的，主办部门必须提前办理经费申请。预算外举办的会议需按经济责任审批权限和“三重一大”要求办理审批手续后方能支出。

对于有赞助收入的会议，应与赞助方签订赞助协议明确双方的权利和责任。

存在收款和赞助的会议，会议费开支不得超过前文规定的综合定额标准。使用财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议，还应在经费批准的会议费预算额度内开支。

第十八条  各单位举办会议取得的会务费和赞助费等会议费收入，应当开具合法票据，收入必须及时全额上交学院，专款专用，严禁自收自支。 

第十九条  举办会议发生的采购支出，属于招投标或政府采购范围的，必须按照有关规定执行。

会议费的支付应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算。

第二十条  各单位在会议结束后应当及时办理报销手续。财务处应当严格按规定审核会议费开支，对未经批准以及超范围、超标准开支的费用不予报销。

会议费报销凭证包括：

（一）会议审批文件；

（二）会议通知（包含会议议程）；

（三）参会人员签到表；

（四）费用原始明细单据；

（五）委托代办会议的，需要提供相关的合同协议。

第二十一条  严禁各单位借用会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。

第五章  责任与监督检查

第二十二条  会议举办单位应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度，依法、据实报销会议费，并对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。

各单位应当加强会议费内控管理，加强政策宣传，督促办会人员合理、合规报销会议费。

第二十三条  学院纪检监察、审计等部门应对学院会议经费管理和使用情况进行监督检查。

第二十四条  有下列行为之一的，由前款所列监督检查部门责令改正，依法依规追究办会单位和相关人员的责任，对违规资金予以追回；涉嫌违法的，移交司法机关处理：

（一）以虚报、冒领等手段骗取会议费的；

（二）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（三）违规报销与会议无关费用的；

（四）违反会议管理规定的其他行为。

第六章  附则

第二十五条  本办法自公布之日起施行。

第二十六条  本办法由党政办、财务处负责解释。